Rechnung per Fax ungültig

Faxnachrichten zwischen Unternehmern strahlten in der Vergangenheit rechtliche Sicherheit aus und sorgten für eine Beschleunigung bei der Übermittlung von Verträgen.

Per Jahresende wird eine per Fax übermittelte Rechnung nicht mehr vom Finanzamt anerkannt!

Gilt bald ein Fax auch vor Gericht nicht mehr als Beweismittel?

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BMF-Erlass 010219/0183-IV/9/2005 vom 13. Juli 2005

* Nur mehr bis Ende 2005 sind unsignierte Rechnungen, die mittels Fernkopierer (Telefax) übermittelt werden zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Bisher waren Fax-Rechnungen von der Signaturpflicht befreit. Durch die
Faxzustellung konnten bisher viele Unternehmen die Vorteile der
elektronischen Übermittlung nutzen, ohne die Signierung vornehmen zu müssen. Der Erlass stellt nunmehr klar, dass auch Rechnungen, die per Telefax oder Email übermittelt werden, als elektronisch übermittelte Rechnungen anzusehen und damit zu signieren sind.

* Auch Gutschriften sind, sofern sie elektronisch übermittelt werden,
entsprechend diesem Erlass wie elektronische Rechnungen zu behandeln und
daher zu signieren.

* Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung ist erforderlich, bedarf jedoch keiner besonderen Form. Die Zustimmung kann
auch in Form einer Rahmenvereinbarung oder nachträglich erklärt werden. Auch konkludente Zustimmung (tatsächliches Praktizieren und stillschweigende Billigung) genügt.

* Eine elektronisch übermittelte Rechnung gilt nur dann als Rechnung im Sinn des Umsatzsteuergesetzes und berechtigt somit zum Vorsteuerabzug, wenn sie
- mit einer elektronischen Signatur ("fortgeschrittene Signatur")
versehen ist oder
- im EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) übermittelt wird.

Nur in diesen Fällen ist die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit
des Inhalts gewährleistet.

Die elektronische Signatur muss auf einem Zertifikat eines
Zertifizierungsdiensteanbieters beruhen. Das Zertifikat kann nur auf
natürliche Personen ausgestellt werden. Es ist zulässig, dass eine oder
mehrere Personen im Unternehmen bevollmächtigt werden, für den Unternehmer
zu signieren.

Eine Übermittlung der Rechnung im EDI-Verfahren ist zulässig, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung) wie bisher in Papierform oder auch in elektronischer Form übermittelt wird, die mit einer
elektronischen Signatur versehen ist. Die Voraussetzungen einer Sammelrechnung werden im Erlass präzisiert.

* Die Aufbewahrungspflichten des Rechnungsempfängers und die Dokumentationspflichten der Signaturumgebung (Software und Hardware) werden
geregelt. Rechnungsempfänger müssen eine Kopie der Rechnung elektronisch
aufbewahren, damit die Prüfmöglichkeit der Signatur gewahrt bleibt. Für die
Erstvorlage von Rechnungen ist es allerdings zulässig, dem Finanzamt eine
gedruckte Version vorzulegen. Elektronische Rechnungen sind elektronisch zu
archivieren. Überdies wird vom Erlass das gemeinsame Signieren mehrerer
Rechnungen, die automatisierte Durchführung von Massensignaturen und die
Beauftragung eines Dienstleisters zum Signieren der Rechnungen als zulässig
anerkannt.

Quelle: KWT Newsletter / Ing. Mag. Dr. Axel Kutschera